Profil

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Analisa dan Deskripsi Sistem Lama

Sistem absensi yang saat ini digunakan di Instansi Pemerintahan Satuan Polisi Pramong Praja Kota Tangerang adalah sistem manual yang mengharuskan setiap pegawai atau pelaku pengabsenan melakukan absensi dengan cara membubuhkan tanda tangan pada tempat yang disediakan atau juga dengan menggunakan alat absensi manual dimana setiap karyawan melakukan absensi dengan cara meletakan sidik jari mereka ke alat absensi pada saat kedatangan dan kepulangan.

Admin/pegawai pengurus data absensi karyawan harus mendaftarkan secara manual setiap sidik jari karyawan ke alat absensi, dimana keterangan yang dimasukan pada saat penginputan sidik jari tersebut terdapat beberapa keterangan tentang nama, daftar kehadiran, daftar kepulangan, tanggal, dan keterangan yang diisi secara manual.

Proses absensi dilakukan setiap jam kedatangan dan jam kepulangan. Setiap karyawan yang sudah terdaftar sebagai pengguna absensi menggunakan sidik jari harus meletakan sidik jari yang telah didaftarkan pada tempat absensi yang disediakan yang kemudian data dari alat absensi tersebut dipergunakan untuk mencetak atau mengambil data jam kedatangan dan kepulangan pada sebuah mesin cetak absensi. Setelah karyawan selesai melakukan proses presensi, atasan mereka tidak mengetahui data absensi yang telah dilakukan secara real-time hingga bagian kepegawaian telah selesai membuat laporannya secara manual. Kemudian disetiap bulannya admin melakukan rekapitulasi/pengumpulan dan pemindahan data absensi tersebut ke dalam database baik dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel (softcopy) dan juga manual (hardcopy) yang akan dipergunakan sebagai arsip data absensi karyawan.

Berdasarkan hasil survei dan interview yang dilakukan mengenai prosedur pengabsenan karyawan honorer, tahapan yang dilakukan Instansi Pemerintahan Satuan Poisi Pramong Praja Kota Tangerang dalam tahap presensi karyawan honorer ini adalah sebagai berikut :

1.        Admin mendaftarkan sidik jari karyawan ke alat absensi.

2.        Admin/staff personalia merekap dan mendata semua karyawan honorer yang telah dapat menggunakan absen dengan sidik jari.

3.        Admin/staff personalia melakukan penginputan secara manual pegawai yang telah melakukan proses presensi berdasarkan data pada alat absensi.

4.        Data absensi pegawai ter-update.

5.        Admin/staff personalia menyerahkan laporan data hadir pegawai ke bagian manajemen personalia untuk divalidasi.

3.2. Identifikasi Permasalahan Yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi pada sistem manual seperti ini adalah :

1.        Belum adanya sistem yang dapat mencegah pegawai untuk melakukan kecurangan setelah dapat melakukan absensi.

2.        Ketidakefisienan waktu yang digunakan untuk presensi.

3.        Belum adanya sistem yang dapat mengecek karyawan honorer apakah benar bekerja atau tidak setelah melakukan absensi.

4.        Input data presensi yang dilakukan satu-persatu secara manual oleh admin/staff personalia memungkinkan terjadinya kesalahan entry/penginputan data.

5.        Sulit untuk mencari arsip laporan data presensi pegawai untuk pendataan ulang jika proses manual absensi telah berjalan lama (> 1 Tahun).

3.3. Flow Map

FM (Flow Map) merupakan bagan alir yang menunjukkan arus data dari laporan dan form termasuk tembusan-tembusannya pada sistem. Flow map ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem. Jogiyanto H.M (2001:800).

Perancangan flow map yang berjalan pada PT. Kemenangan Jaya dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 1. Flow Map yang berjalan pada Instansi Pemerintahan Satuan Poisi Pramong Praja Kota Tangerang

3.3. Alternatif Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah yang penulis gunakan dalam menyelesaikan masalah presensi karyawan honorer di sini adalah dengan melakukan pergoptimalan penggunaan absensi yang dapat di cek secara real-time. Data absensi karyawan yang telah masuk akan langsung menunggu untuk di validasi oleh atasan langsung di setiap bagiannya, setelah dilakukan validasi maka data absensi baru akan masuk ke dalam database laporan absensi karyawan. Dalam hal ini maka proses absensi yang dilakukan akan lebih baik dari segi keamanan dan juga kemudahan dalam mengelola data absensi karyawan.

3.4 Analisa dan Perancangan Sistem

3.4.1. Pengembangan Sistem

          Dalam pembahasan ini akan diterangkan tentang lingkungan yang digunakan dalam pengembangan program yang meliputi jenis perangkat lunak (software) yang digunakan, sistem operasi yang digunakan, dan spesifikasi perangkat keras (hardware) yang digunakan.

1.4.1.1. Jenis Perangkat Lunak (Software) yang Digunakan

            Dalam membangun sistem ini digunakan beberapa perangkat lunak yang digunakan, yaitu antara lain :

1.    Perancangan aplikasi untuk membangun sistem absensi karyawan ini penulis menggunakan php dengan framework YII karena framework YII adalah sebuah software yang berfungsi sebagai kerangka kerja php yang berbasis komponen dengan performansi tinggi untuk pembuatan sebuah aplikasi web bersekala besar, yii menyediakan resuabilitas maksimum dalam pemrograman Web dan bisa mengakselerasi proses pengembangan secara signifikan. Seperti kebanyakan framework php lain framework YII adalah MVC framework. Yii bisa melampaui framework php yang lain dalam hal efisiensi, karena yii telah menyediakan fitur-fitur,yang sudah di dokumentasikan dengan jelas. Yii di desain sangat hati-hati agar dapat sesuai dengan pengembangan aplikasi web secara serius.

2.    Sistem operasi yang dipergunakan dalam pengimplementasian pembangunan sistem ini berada dalam lingkungan sistem operasi Windows 10 Enterprise. Sistem operasi ini dipergunakan karena telah mendukung GUI (Graphic User Interface) yaitu antarmuka yang berbasis mode grafis dengan pertimbangan karena sistem operasi windows telah mendukung pengoperasian perangkat lunak (software) dalam membangun sistem aplikasi absensi ini.

3.    Penggunaan DBMS (Database Management System) dalam mendukung pembangunan aplikasi ini adalah dengan menggunakan MySql karena MySql merupakan sebuah perangkat lunak atau software sistem manajemen basis data SQL atau  DBMS Multithread dan multi user. MySQl sebenarnya merupakan turunan dari salah satu konsep utama dalam database untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan secara mudah dan otomatis.

3.4.1.2. Jenis Perangkat Keras (Hardware) Yang Digunakan

            Perangkat keras yang digunakan untuk membangun dan mendukung aplikasi ini adalah perangkat keras dengan spesifikasi sebagai berikut :

1.      Processor Intel Celeron 1.0GHz

2.      RAM 2 GB

3.      256 MB VGA Card

4.      Hard Disk 500 GB

5.      Keyboard

6.      Mouse

3.4.2. Kebutuhan Umum Sistem

Kebutuhan umum sistem adalah sebagai berikut :

1.    Mampu mengidentifikasi data karyawan pada saat karyawan meng-klik tombol absensi, apakah data karyawan tersebut ada dalam database karyawan dan ada dalam data daftar absensi karyawan.

2.    Mampu menampilkan data dan daftar karyawan yang telah berhasil melakukan absensi dihalaman validasi oleh atasan langsung tiap bagian.

3.    Mampu melakukan rekapitulasi kehadiran karyawan.

4.    Mampu untuk memberikan laporan akhir data pegawai beserta data kehadiran pegawai berdasarkan waktu tertentu sebagai acuan untuk pemberian honor.

5.    Mampu untuk melakukan pencetakan slip gaji untuk kebutuhan informasi karyawan.

3.4.3. Perancangan Flow Map

          Perancangan flow map dari aplikasi absensi pegawai ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 2. Perancangan Flow Map Sistem Absensi

3.4.3.1. Prosedur Perancangan Sistem Yang Diusulkan

          Adapun prosedur dari perancangan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1.        Karyawan honorer akan melakukan proses pengabsenan sebanyak dua kali. Pada proses yang pertama, sistem akan mencatat jam kedatangan karyawan, sedangkan pada proses yang kedua sistem akan mencatat jam kepulangan karyawan. Pencatatan absen jam masuk dan jam keluar dilakukan oleh karyawan dengan cara menekan tombol absensi pada sistem yang telah dibuat, dimana ketika tombol di proses maka data didalamnya tercantum Nama Karyawan, Bagian dan Jabatan Karyawan, serta nomor ID Karyawan.

2.        Pada saat karyawan melakukan proses pengabsenan yang pertama, sistem absensi ini akan memeriksa apakah data pegawai tersebut sudah terdaftar dalam sistem ini. Jika data karyawan tersebut telah ada, maka proses pengabsenan dapat dilakukan. Sebaliknya, jika data karyawan tersebut belum terdaftar, maka proses pengabasenan tidak dapat dilakukan.

3.        Untuk data karyawan yang belum terdaftar, maka admin pengelola aplikasi absensi, dalam hal ini harus mendaftarkan data karyawan yang dimaksud, termasuk didalamnya data pribadi karyawan, jabatan, dan bagian karyawan, dan admin/staff juga akan melakukan proses pencetakan kartu ID karyawan yang nantinya akan digunakan dalam melakukan proses login karyawan.

4.        Pada proses pengabsenan, akan dibagi menjadi 3 kategori keterangan absen, yaitu : Masuk, Telat, dan Tanpa Keterangan yang nantinya akan tertulis pada data absensi karyawan dengan penentuan beberapa kondisi absensi.

5.        Sistem akan mengirimkan data input absensi yang dilakukan oleh karyawan ke atasan langsung di setiap bagian untuk selanjutnya dilakukan proses validasi, ketika data absensi telah divalidasi oleh atasan langsung maka data tersebut nantinya baru akan masuk ke dalam database laporan absensi harian karyawan honorer.

6.        Sistem akan mencetak laporan data karyawan dan data absensi, yang nantinya akan dipergunakan sebagai hardcopy untuk keperluan perekapan data laporan.

3.4.4. Fungsionalitas dan Pengguna Sistem

          Perangkat lunak yang akan dibuat mempunyai beberapa fungsionalitas, antara lain :

1.    Proses Penginputan Data

Merupakan proses untuk memasukkan data dan ID karyawan

2.    Proses Pengeditan Data

Dilakukan pada bagian admin yang meliputi data presensi karyawan

3.    Proses Pelaporan

Laporan meliputi :

A.    Data Kehadiran dan kepulangan karyawan berdasarkan tanggal presensi

B.     Total kehadiran atau persentase kehadiran tiap karyawan

C.     Informasi history

D.    Data gaji pegawai berdasarkan absensi

Sedangkan user atau pengguna sistem ini adalah :

1.    Admin

Tugas admin yaitu melayani pengeditan data dari pegawai mengenai presensi maupun laporan kehadiran.

2.    Kepala Bidang ( sebagai atasan langsung tiap bagian )

Pihak ini bertindak sebagai pengawas proses absensi karyawan honer yang berlangsung pada sistem, dimana akan melakukan proses validasi pada data absensi yang di input oleh karyawan.

3.    Karyawan

Karyawan honorer yang telah memiliki hak akses untuk login dan sudah memiliki ID karyawan akan bertindak sebagai user pada sisi client.

3.4.5. Model UML

          Sesuai dengan permasalahan pada bab 1 maka penulis menggunakan pendekatan sistem berorientasi objek, yakni dengan membuat use case diagram, sequence diagram, dan class diagram. Penjelasan tersebut akan dibahas berikut ini.

3.4.5.1. Use Case Diagram

         Pada Use case diagram ini menjelaskan apa yang akan dilakukan oleh sistem yang akan dibangun dan siapa yang akan berinteraksi dengan sistem. Use case diagram menjadi dokumen kesepakatan antara customer, User, dan Developer.

Berikut pada gambar dibawah adalah use case diagram dari sistem absensi yang akan dirancang, yaitu antara lain :

1.        Use Case Diagram Administrasi Pegawai

Gambar 3. Use Case Diagram administrasi data karyawan

2.        Use Case Diagram Presensi Karyawan

Gambar 4. Use Case Diagram Presensi Karyawan

3.4.5.2. Activity Diagram

         Activity diagram ini menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai tujuan dari use case. Dalam Pengembangan sistem ini, ada beberapa activity diagram antara lain :

1.        Activity Diagram Login Admin

Pada activity diagram ini dijelaskan bagaimana actor ingin berinteraksi dengan sistem agar actor tersebut dapat melakukan proses login ke dalam sistem aplikasi absensi ini. Langkah dalam activity diagram ini dapat dilihat pada lampiran 1.

2.        Activity Diagram Cetak Kartu Karyawan

Pada activity diagram ini dijelaskan bagaimana actor (Admin) mencetak kartu ID untuk setiap masing-masing pegawai yang telah terdaftar pada sistem aplikasi ini. Langkah dalam activity diagram ini dapat dilihat pada lampiran 2.

3.        Activity Diagram Data Bagian

Pada activity diagram ini dijelaskan bagaimana actor mendaftarkan data bagian ke dalam aplikasi absensi ini. Langkah dalam activity diagram ini dapat dilihat pada lampiran 3.

4.        Activity Diagram Data Jabatan

Pada activity diagram ini dijelaskan bagaimana actor mendaftarkan data jabatan ke dalam aplikasi absensi ini. Langkah dalam activity diagram ini dapat dilihat pada lampiran 4.

5.        Activity Diagram Data Pegawai

Pada activity diagram ini dijelaskan bagaimana actor mendaftarkan data Pegawai ke dalam aplikasi absensi ini. Langkah dalam activity diagram ini dapat dilihat pada lampiran 5.

6.        Activity Diagram Informasi History Absensi

Pada activity diagram ini dijelaskan bagaimana actor mencari data absensi pegawai dan menampilkannya serta melaporkannya manajemen personalia. Langkah dalam activity diagram ini dapat dilihat pada lampiran 6.

7.        Activity Diagram Mencetak Data Pegawai

Pada activity diagram ini dijelaskan bagaimana actor mencari data pegawai dan menampilkannya serta melaporkannya ke bagian manajemen personalia. Langkah dalam activity diagram ini dapat dilihat pada lampiran 7.

8.        Activity Diagram Presensi Pegawai

Pada activity diagram ini dijelaskan bagaimana actor (pegawai) melakukan proses absensi dalam waktu sehari, baik ketka waktu datang, waktu pulang, dan penghitungan total waktu kerja untuk dapat dimasukkan dalam laporan presensi pegawai. Langkah dalam activity diagram ini dapat dilihat pada lampiran 8.

3.4.5.3. Class Diagram

         Class diagram ini digunakan untuk menggambarkan disain statis dari sistem yang akan dibangun yang memperlihatkan himpunan kelas, antarmuka, kolaborasi, dan relasi yang terdapat dalam aplikasi absensi ini. Class diagram sistem aplikasi absensi pegawai ini dapat dilihat pada lampiran 9.

3.4.6. Analisis Masukan dan Keluaran

          Beberapa data yang akan menjadi masukan/input dalam sistem ini adalah :

1.      Data Karyawan

Merupakan data pribadi pegawai yang meliputi beberapa keterangan tambahan seperti bagian, jabatan, dan keterangan lainnya.

2.      Data Hadir Karyawan

Meliputi data tentang waktu kedatangan, dan waktu kepulangan pegawai

3.      Data Kepala Bidang

Merupakan data pribadi yang meliputi beberapa keterangan tambahan seperti bagian, jabatan, dan keterangan lainnya.

Sedangkan data keluaran dari sistem ini adalah :

1.      Data presensi karyawan

2.      Laporan akhir data presensi karyawan

3.      Laporan akhir total waktu dan persentase waktu presensi karyawan

4.      History data presensi

5.      Informasi gaji karyawan

LAMPIRAN

Lampiran 1 : Activity Diagram Login Admin

Lampiran 2 : Activity Diagram Cetak Kartu Karyawan

Lampiran 8 : Activity Diagram Presensi Karyawan